آموزش بستن حساب ها در شرکت‌های خدماتی و بازرگانی

بستن حساب‌ها در پایان هر دوره مالی، یکی از مهم‌ترین فرآیندهای مالی در هر شرکتی است که به منظور ارزیابی عملکرد واقعی، شفافیت مالی و برنامه‌ریزی دقیق برای آینده انجام می‌شود. این مرحله به شرکت‌ها کمک می‌کند تا درآمدها و هزینه‌ها را تسویه کرده، سود یا زیان دوره را محاسبه و صورت‌های مالی نهایی تهیه کنند. در شرکت‌های خدماتی و بازرگانی، با توجه به ماهیت متفاوت فعالیت‌ها و جریان‌های مالی، بستن حساب‌ها نیازمند دقت و توجه ویژه‌ای است. در این مقاله، به طور جامع به اصول و روش‌های بستن حساب‌ها در شرکت‌های خدماتی و بازرگانی خواهیم پرداخت.

بستن حساب ها در حسابداری چیست؟

به تعریف ساده، صفر کردن مانده هرگونه حساب در حسابداری با عنوان بستن حساب ها یاد می‌شود. بستن حساب‌ها به فرآیندی اشاره دارد که در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود تا حساب‌های موقت بسته و آماده برای دوره مالی بعد شوند. این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد مالی خود را بررسی کنند و گزارش‌های مالی نهایی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان و سایر صورت‌های مالی را تهیه کنند. به‌طور کلی، بستن حساب‌ها به معنای انتقال مانده‌های حساب‌های موقت به حساب‌های دائمی و سپس بستن آن‌ها است. بدین منظور، باید مانده حساب‌های دارای بدهکاری را بستانکار و مانده حساب‌های دارای بستانکاری را بدهکار کنید.

چرا بستن حساب ها انجام می‌شود؟ 

براساس فرض، عمر واحدهای اقتصادی به دوره‌های مساوی تقسیم می‌شود، که به هر یک از این دوره‌ها یک “دوره مالی” می‌گویند. معمولا هر دوره مالی از فروردین تا پایان هر سال به طول می‌انجامد. در پایان هر سال عده‌ای علاقه‌مند هستند حاصل عملکرد (سود یا زیان) یک سال گذشته واحد اقتصادی را قضاوت کنند، به همین دلیل صورت های مالی برای واحدهای اقتصادی تهیه می‌شود.

📌 پیشنهاد می‌شود بخوانید: تهیه صورت های مالی

پس از آن حساب‌هایی که بیانگر عملکرد واحد اقتصادی طی سال مالی بوده‌اند باید صفر شوند، تا از ابتدای دوره مالی بعد با مانده صفر و به منظور اندازه‌گیری عملکرد واحد اقتصادی در دوره مالی جدید شروع به تغییر کنند. دومین دلیل بستن حساب ها قوانین و مقررات مربوط به نحوه نگهداری دفاتر قانونی است که واحدهای اقتصادی ملزم هستند برای هر دوره مالی از دفاتر مالی جدید استفاده کنند. به همین دلیل، سایر حساب‌ها در دفاتر سال مالی جاری بسته می‌شوند تا به دفاتر سال مالی بعد منتقل شوند.

📌 پیشنهاد می‌شود بخوانید: تحریر دفاتر قانونی به چه صورت انجام می‌شود؟

پس به طور کلی نتیجه می‌گیریم ضرورت بستن حساب ها در پایان سال مالی به دلایل زیر می‌باشد:

1. مشخص نمودن سود و ضررهای شرکت مورد نظر
2. ارائه دفاتر به دارایی
3. انتقال مانده حساب دائم به دوره‌های مالی آتی
4. صادر کردن سند حسابداری جدید

دسته بندی حساب‌ها

به طور کلی حساب‌ها به سه بخش تقسیم خواهند شد: 

1. حساب‌های دائمی
2. حساب‌های موقت
3. حساب‌های مخلوط

1. حساب‌های دائمی

مانده بعضی از حساب‌های دفتر کل در پایان یک دوره مالی به دوره مالی بعد منتقل می‌شود که به آن‌ها «حساب‌های دائمی» می‌گویند. تمامی حساب‌های قابل درج در ترازنامه حسابداری یعنی دارایی، بدهی و سرمایه جزء حساب‌های دائمی طبقه‌بندی می‌شوند. البته به این حساب‌ها، حساب‌های ترازنامه‌ای نیز گفته می‌شود.

📌 پیشنهاد می‌شود بخوانید: ترازنامه حسابداری چیست؟

2. حساب‌های موقت

حساب‌هایی هستند که باید در پایان دوره مالی بسته شوند و مانده این گونه حساب‌ها به سال مالی بعد منتقل نمی‌شود. طبق اصل تطابق هزینه با درآمد، مانده حساب‌های موقت باید به صفر برسد. این نوع حساب‌ها نباید در دوره مالی بعد دارای مانده باشند و به آنها حساب‌های سود و زیان نیز گفته می‌شود.

۳. حساب‌های مخلوط

حساب‌های مخلوط (یا حساب‌های مختلط) در حسابداری به حساب‌هایی گفته می‌شود که هم عناصر موقت و هم عناصر دائمی را شامل می‌شوند. این نوع حساب‌ها در ابتدا به صورت یک حساب یکپارچه ثبت می‌شوند، اما در پایان دوره مالی نیاز به تفکیک اجزای مختلف آن‌ها به حساب‌های موقت و دائمی دارند. برای مثال پیش‌پرداخت اجاره و پیش‌دریافت درآمد از دو بخش موقت و دائمی تشکیل شده‌اند و در پایان دوره مالی نیاز به تفکیک دارند.

بستن حساب های موقت در شرکت های خدماتی

حساب‌های موقت در شرکت‌های خدماتی که در پایان سال باید بسته شوند به شرح زیر است:

1. حساب درآمد
2. حساب هزینه‌ها
3. حساب سود و زیان جاری
4. حساب برداشت

حساب‌های موقت شامل حساب‌های درآمد، هزینه‌ها و حساب برداشت هستند. جهت بستن حساب‌ های موقت باید از یک حساب رابط و واسطه به نام سود و زیان جاری استفاده کنیم. همان طور که گفتیم برای بستن حساب ها باید ماهیت آن حساب‌ها را عوض کنیم. 

مراحل بستن حساب های موقت در شرکت های خدماتی

مراحل بستن حساب ها در شرکت خدماتی به صورت زیر است؛ که در ادامه به بررسی هر یک از این مراحل خواهیم پرداخت.

1. بستن حساب های درآمد

حساب درآمد که دارای مانده بستانکار است را بدهکار و حساب سود و زیان جاری را باید بستانکار کنیم.

2. بستن حساب های هزینه

حساب‌های هزینه دارای مانده بدهکار هستند. که باید تک تک هزینه‌ها را بستانکار و حساب سود و زیان جاری به میزان مجموع مانده حساب‌های هزینه را بدهکار کنیم.

3. بستن سود و زیان جاری

برای ثبت‌های بستن درآمد و هزینه از حساب سود و زیان جاری استفاده کردیم. که نهایتا این حساب هم باید بسته شود که دو حالت ممکن است به وجود آید:

حالت اول: درآمدهای شرکت از مجموع هزینه‌ها بیشتر باشد. که در این حالت سود داریم و باید برای بستن حساب سود و زیان جاری، حساب حساب سود و زیان جاری را بدهکار و سود و زیان انباشته را بستانکار کنیم.

حالت دوم: درآمدهای شرکت از مجموع هزینه‌ها کمتر باشد. که در این حالت زیان داریم و باید برای بستن حساب سود و زیان جاری، حساب سود و زیان جاری را بستانکار و سود و زیان انباشته را بدهکار کنیم.

4. بستن برداشت

حساب برداشت ماهیت بدهکار دارد که برای بستن باید حساب برداشت را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار کنیم. به این ترتیب تمام حساب‌های موقت در شرکت خدماتی بسته می‌شوند و مانده آن‌ها صفر می‌شود.

بستن حساب های موقت در شرکت های بازرگانی

حساب‌های موقت در شرکت‌های بازرگانی که در پایان سال باید بسته شوند به شرح زیر است:

1. حساب سود و زیان جاری
2. حساب‌های فروش
3. حساب‌های خرید
4. حساب برداشت
5. حساب هزینه‌ها
6. حساب برگشت از خرید و تخفیفات
7. حساب برگشت از فروش و تخفیفات

بستن حساب‌های درآمد و هزینه و برداشت در شرکت‌های بازرگانی شبیه بستن حساب ها در شرکت‌های خدماتی است. ولی در شرکت‌های بازرگانی علاوه بر این حساب‌ها، حساب‌هایی مثل خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، تخفیف خرید و تخفیف فروش هم وجود دارد که این حساب‌ها هم موقت هستند و  مانده آن‌ها باید صفر شود.

مراحل بستن حساب های موقت در شرکت های بازرگانی

بستن حساب ها در شرکت بازرگانی به شرح زیر است:

1. تمامی حساب‌های موقتی که مانده بدهکار دارند (هزینه‌ها، خرید کالا، برگشت از فروش و تخفیفات نقدی فروش) بستانکار و در مقابل حساب سود و زیان جاری بدهکار می‌شود.

2. تمامی حساب‌های موقتی که مانده بستانکار دارند (فروش کالا، برگشت از خرید و تخفیفات نقدی خرید) بدهکار و در مقابل حساب سود و زیان جاری بستانکار می‌شود.

3. حساب سود و زیان جاری را مانده‌گیری می‌کنیم که دو حالت ممکن است وجود داشته باشد:

حالت اول: مانده سود و زیان جاری بدهکار باشد. که برای بستن این حساب باید حساب سود و زیان جاری را بستانکار و حساب سود و زیان انباشته را بدهکار کنیم.

حالت دوم: مانده سود و زیان جاری بستانکار باشد. که برای بستن این حساب  باید سود و زیان جاری را بدهکار و حساب سود و زیان انباشته را بستانکار کنیم.

4. بستن حساب برداشت

بستن حساب‌ های دائمی

قبل از بستن حساب‌های دائمی، لازم است ابتدا ذخیره مالیات و اندوخته قانونی شناسایی و ثبت شود. نحوه انجام این مراحل به شرح زیر است:

روش محاسبه مالیات

طبق قانون مالیات‌های مستقیم، مالیات عملکرد شرکت معادل ۲۵ درصد سود خالص محاسبه می‌شود. پیش از تعیین ذخیره مالیات عملکرد، باید مواردی مانند درآمدهای معاف از مالیات و هزینه‌های مربوط به آن‌ها از سود خالص کسر شوند.

روش محاسبه اندوخته قانونی

به استناد مواد 140 و 238 قانون تجارت، هیئت مدیره موظف است هر سال یک بیستم از سود خالص شرکت، پس از کسر زیان‌های انباشته سال‌های قبل، به عنوان اندوخته قانونی تعیین کند. این اقدام به منظور تقویت وضعیت مالی شرکت و ایجاد یک سپر حفاظتی برای مقابله با مشکلات مالی آینده صورت می‌گیرد.

همانطور که گفتیم مانده بعضی از حساب‌های دفتر کل در پایان یک دوره مالی به دوره مالی بعد منتقل می‌شود که به آن‌ها «حساب‌های دائمی» می‌گویند. تمامی حساب‌های قابل درج در ترازنامه یعنی دارایی، بدهی، سرمایه و استهلاک انباشته جزء حساب‌های دائمی هستند. در پایان دوره مالی، مانده این حساب‌ها صفر شده و به دوره بعد منتقل می‌شوند. برای بستن این حساب‌‌ها از یک حساب واسطه به نام تراز اختتامیه استفاده می‌کنیم.

مراحل بستن حساب‌های دائم

بستن حساب دارایی‌ها

بستن حساب بدهی‌ها و سرمایه

مثال بستن حساب ها در شرکت بازرگانی

تراز آزمایشی اصلاح‌شده شرکت بازرگانی ایران در پایان سال مالی ۱۴۰۲ به شرح زیر ارائه شده است:

مطلوب است: بستن حساب‌های موقت و دائمی.

بستن حساب‌های موقت:

بستن حساب‌های دائم: